TUZER EĞİTİM OKULLAR BİLİŞİM ANONİM ŞİRKETİ

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

 

DOKÜMAN İSMİ:

TUZER EĞİTİM OKULLARI BİLİŞİM ANONİM ŞİRKETİ Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası

 

ONAYLAYAN:

TUZER EĞİTİM OKULLARI BİLİŞİM ANONİM ŞİRKETİ Yönetim Kurulu tarafından onaylanmıştır.

 

YÜRÜRLÜK TARİHİ:

17.08.2021

 

İÇİNDEKİLER:

 

 

 

 

4.1.    Müşterilerin Kişisel Verilerinin Toplanma Yöntemi………………………………………………………..…………16

4.2.  İşlenen Veri Kategorileri……………………………………………………………………………………………….17

4.3. Müşterilerin Kişisel Verilerini İşleme Amaçlarımız ve Dayanılan Hukuki Nedenler………………………………….17

4.4. İhtiyaçlar Doğrultusunda Gerektiği Kadar Kişisel Veri Toplanması İlkesi…………………………………...………..17

4.5. Müşterilerin Kişisel Verilerinin Kimlere Hangi Amaçlarla Aktarılacağı Hususu…………………………...…………17

4.6. Kişisel Verilerin İşlenmesi, Korunması, Saklanması ve İmhasına İlişkin Hususlar………………………..…………..18

 

5.1.  İşlenen Veri Kategorileri, Amaç, Hukuki Neden, Aktarım……………………………………………………………18

5.2. Kişisel Verilerin İşlenmesi, Korunması, Aktarılması, Saklanması ve İmhasına İlişkin Hususlar……………………..19

EK 1 – Kişisel Veri İşleme Amaçları................................................................................................................................ 29

EK 2 – Kişisel Veri Sahipleri............................................................................................................................................. 33

EK 3 – Kişisel Veri Kategorileri........................................................................................................................................ 34

EK 4 – Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları…………………………………………………………………………………………………………………....37

EK 5 -  Kişisel Veri Envanteri…………………………………………………………………………………………………………………...39

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

TUZER EĞİTİM OKULLARI BİLİŞİM ANONİM ŞİRKETİ (“Şirket”) kişisel verilerin korunmasına, gizliliğine ve güvenliğine önem vermekte, bu hususta 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve yürürlükte bulunan diğer tüm mevzuata uygun davranmak için azami gayret göstermektedir. 

 

 Bu itibarla Şirketimiz tarafından gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”) hazırlanmıştır. 

 

Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, Şirket tarafından bu doğrultuda hazırlanmış olan işbu Politikaya uygun olarak gerçekleştirilir. İşbu Politika çerçevesinde Şirketimiz tarafından gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetlerinin yürütülmesinde benimsenen ilkeler ve Şirketimizin veri işleme faaliyetlerinin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda yer alan düzenlemelere uyumu bakımından benimsenen temel prensipler açıklanarak kişisel veri sahiplerini bilgilendirilmekte ve gerekli şeffaflığı sağlanmaktadır. 

 

 

 

Bu Politika; Şirketimiz çalışanları, çalışan adayları, hissedarlar, müşteriler, tedarikçiler,  ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir. Söz konusu kişisel veri sahiplerine ilişkin detaylı bilgilere işbu Politika’nın EK 1 (“EK 1- Kişisel Veri Sahipleri”) dokümanından ulaşılması mümkündür.

 

Şirketimiz, çalışanlar veya çalışan adaylarını; işle ilgili gerçekleştirmiş olduğu faaliyetleri kapsamında ne şekilde bir kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulduğu  (araç takip cihazları kullanımı, kamera ile izleme gibi), bu kişisel verilerin işlenme amaçları ve prosedürleri hakkında bilgilendirir, TUZER EĞİTİM OKULLARI BİLİŞİM ANONİM ŞİRKETİ  Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası”na doğrudan erişimini e-posta, elden teslim gibi yöntemlerle sağlar.

 

Çalışanların kendi iş faaliyetleriyle ilgili işvereni tarafından hangi kişisel veri işleme faaliyetleri yürüttüğünden haberdar edilmeleri ve farkındalık oluşması için Şirketimiz nezdinde, çalışma ortamının doğasına uygun olarak uyarılar yerleştirilir.

 

Diğer veri ilgililerinin TUZER EĞİTİM OKULLARI BİLİŞİM ANONİM ŞİRKETİ Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikasına; Şirket binasında ilan ve duyuru panolarında görebilecekleri şekilde alenileştirilmesi suretiyle yahut Şirkete ait web adresinde yayınlanmak, talep halinde fiziki bir suretinin elden teslimi suretiyle ulaşabilmeleri sağlanacaktır.

 

Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır, internet sayfasında kamuya açıklanır.

 

 

 

 

Alıcı Grubu	Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.
Açık Rıza	Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.
Anonim Hale Getirme	Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.
Çalışan	Şirket personeli.
EBYS	Elektronik Belge Yönetim Sistemi
Elektronik Ortam	Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar.
Elektronik       Olmayan Ortam	Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.
Hizmet Sağlayıcı	Şirket ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi.
İlgili Kişi	Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.
İlgili Kullanıcı	Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler.
İmha	Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.
Kanun	6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.
Kayıt Ortamı	Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.
Kişisel Veri	Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.
Kişisel       Veri    İşleme Envanteri	Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter.
Kişisel       Verilerin İşlenmesi	Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.
Kurul	Kişisel Verileri Koruma Kurulu
Özel Nitelikli Kişisel Veri	Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.
Periyodik İmha	Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.
Politika	Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası
Veri İşleyen	Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.
Veri Kayıt Sistemi	Kişisel       verilerin    belirli    kriterlere    göre       yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.
Veri Sorumlusu	Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri    kayıt    sisteminin    kurulmasında    ve       yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.
Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi	Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi.
VERBİS	Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi
Yönetmelik	28 Ekim 2017 tarihli Resmi Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin    Silinmesi,    Yok       Edilmesi    veya    Anonim       Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.

 

 

 

Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda yürürlükte bulunan ilgili kanuni düzenlemeler öncelikle uygulama alanı bulacaktır. Yürürlükte bulunan mevzuat ve Politika arasında uyumsuzluk bulunması durumunda, Şirketimiz yürürlükteki mevzuatın uygulama alanı bulacağını kabul etmektedir. Politika, ilgili mevzuat tarafından ortaya konulan kuralları Şirket uygulamaları kapsamında somutlaştırılarak düzenlemektedir.

 

 

03/08/2021 tarihinde tanzim edilmiş ulan işbu Politika 17.08.2021 tarihinde yürürlüğe girmiştir. 

 

İşbu Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda (Şirketin internet sayfası) olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır.  Ayrıca kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.

 

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir, gerekli olan bölümler güncellenir, gerekli görüldüğü takdirde Yönetim Kurulu kararı ile yürürlükten kaldırılabilir.

 

 

 

 

 

Şirketimiz nezdinde, Kanun’un 10. maddesi ve ikincil mevzuat uyarınca ilgili kişiler bilgilendirilerek, Şirketimizin kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda, Kanun’un 5. ve 6. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından en az birine dayalı ve sınırlı olarak, başta kişisel verilerin işlenmesine ilişkin Kanun’un 4. maddesinde belirtilen ilkeler olmak üzere Kanun’da belirtilen genel ilkelere uygun bir şekilde kişisel veriler işlenmektedir. İşbu Politika ’da belirtilen amaçlar ve şartlar çerçevesinde, işlenen kişisel veri kategorilerine ve kategoriler hakkında detaylı bilgilere Politika’nın EK 3 (“EK 3- Kişisel Veri Kategorileri”) dokümanından ulaşılabilecektir.

 

Söz konusu kişisel verilerin işleme amaçlarına ilişkin detaylı bilgiler Politika’nın EK 1’inde (“EK 1- Kişisel Veri İşleme Amaçları”) yer almaktadır.

 

2.3.       Kişisel Verilerin Mevzuatta Öngörülen İlkelere Uygun Olarak İşlenmesi

 

Şirketimiz, kişisel verilerin işlenmesinde hukuksal düzenlemelerle getirilen ilkeler ile genel güven ve dürüstlük kuralına uygun hareket etmektedir. Bu çerçevede, kişisel veriler Şirketimizin iş faaliyetlerinin gerektirdiği ölçüde ve bunlarla sınırlı olarak işlenmektedir.

 

Şirketimiz, kişisel verilerin işlendiği süre boyunca doğru ve güncel olması için gerekli önlemleri almakta ve belirli sürelerle kişisel verilerin doğruluğunun ve güncelliğinin sağlanmasına ilişkin gerekli mekanizmaları kurmaktadır.

 

Şirketimiz, kişisel verilerin işlenme amaçlarını açıkça ortaya koymakta ve yine iş faaliyetleri doğrultusunda bu faaliyetlerle bağlantılı amaçlar kapsamında işlemektedir.

 

Şirketimiz, kişisel verileri yalnızca iş faaliyetlerinin gerektirdiği nitelikte ve ölçüde toplamakta olup belirlenen amaçlarla sınırlı olarak işlemektedir.

 

Şirketimiz, kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili faaliyetin tabi olduğu yasal mevzuatta öngörülen minimum süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Şirketimiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmaktadır. Yasal bir süre mevcut değil ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir.

 

 

Kişisel veri sahibinin açık rıza vermesi haricinde kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı aşağıda belirtilen şartlardan yalnızca biri olabileceği gibi birden fazla şart da aynı kişisel veri işleme faaliyetinin dayanağı olabilmektedir. İşlenen verilerin özel nitelikli kişisel veri olması halinde, işbu Politika’nın 2.5. başlığı (“Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi”) içerisinde yer alan şartlar uygulanacaktır.

 

Kişisel verilerin işlenme şartlarından biri veri sahibinin açık rızasıdır. Kişisel veri sahibinin açık rızası belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayalı olarak ve özgür iradeyle açıklanmalıdır.

Aşağıda yer alan kişisel veri işleme şartlarının varlığı durumunda veri sahibinin açık rızasına gerek kalmaksızın kişisel veriler işlenebilecektir.

Veri sahibinin kişisel verileri, kanunda açıkça öngörülmekte ise diğer bir ifade ile ilgili kanunda kişisel verilerin işlenmesine ilişkin açıkça bir hüküm olması halinde işbu veri işleme şartının varlığından söz edilebilecektir.

Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda olan veya rızasına geçerlilik tanınamayacak olan kişinin kendisinin ya da başka bir kişinin hayatı veya beden bütünlüğünü korumak için kişisel verisinin işlenmesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

Veri sahibinin taraf olduğu bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde işbu şart yerine getirilmiş sayılabilecektir.

Şirketimizin hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi için işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

Veri sahibinin, kişisel verisini alenileştirmiş olması halinde ilgili kişisel veriler alenileştirme amacıyla sınırlı olarak işlenebilecektir.

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

Kişisel veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirketimizin meşru menfaatleri için veri işlemesinin zorunlu olması halinde veri sahibinin kişisel verileri işlenebilecektir.

 

 

Şirketimiz kişilere ait özel nitelikli veri işlememeye özen göstermektedir. Özel nitelikli kişisel veriler Şirketimiz tarafından ancak, işbu Politika’da belirtilen ilkelere uygun olarak ve Kurul’un belirleyeceği yöntemler de dahil olmak üzere gerekli her türlü idari ve teknik tedbirler alınarak ve aşağıdaki şartların varlığı halinde işlenebilecektir:

 

 

 

 

 

Şirket, Kanun’un 10. maddesine ve ikincil mevzuata uygun olarak, kişisel verilerin veri sorumlusu olarak kim tarafından, hangi amaçlarla işlendiği, hangi amaçlarla kimlerle paylaşıldığı, hangi yöntemlerle toplandığı ve hukuki sebebi ve veri sahiplerinin kişisel verilerinin işlenmesi kapsamında sahip olduğu hakları konusunda ilgili kişileri bilgilendirmektedir.

 

 

 

 

3.1.1. İş İlanı Verme ve Başvuru Süreçlerinde İzlenmesi Gereken Adımlar

 

3.1.2. İlan Veren Şirket Bilgilerinin Belirtilmesi

 

Şirketimiz, açık pozisyonlar için işe alım sürecini iş ilanıyla (internet sitesi, gazete ilanı, istihdam veya danışmanlık şirketleri aracılığıyla veya benzeri yöntemlerle) başlatabilir veya kendilerine iletilen özgeçmişleri değerlendirebilir.

 

Şirketimiz, adayların kişisel verilerini hukuka uygun bir şekilde işlemeye ve bilgilendirme yükümlülüklerini yerine getirmeye özen gösterirler. Bu kapsamda her bir iş ilanında veya başvuru formunda ilgili Şirketin unvanı ve iletişim bilgileri açıkça belirtilir.

 

Şirketimiz, istihdam veya danışmanlık şirketi aracılığıyla işe alım sürecini başlatmaları durumunda, istihdam veya danışmanlık şirketi tarafından toplanan kişisel verilerin nasıl kullanılacağının ve paylaşacağının belirtilmiş olmasını sağlamaya yönelik önlemleri alır.

 

3.1.3. Toplanan Kişisel Verilerin İşe Alım Süreci ile Uyumlu Olması

 

Şirketimiz, kişisel veri sahibini bilgilendirme yükümlülüğünün yerine getirebilmesi için toplanan kişisel verilerin hangi amaçla toplandığı hususunda adayları bilgilendir. Toplanan kişisel verilerin, aday tarafından başvurulan pozisyon dışında, başka bir pozisyon veya amaç için kullanılması veya öngörülüyorsa, bu kullanım amaçları açıkça belirtilir.

 

İşe alım sürecinde kişisel verilerin toplanması için yöneltilen sorular ile kişisel veri toplamak amacıyla hazırlanan formlar her açık pozisyon türüne göre değerlendirilir ve gereksiz kişisel veri toplanmasının önüne geçecek önlemler alınır (örneğin; adayların adı, soyadı, adresi, doğum tarihi, e-posta adresi, iş deneyimi ve eğitimi hakkında sorular sorulabilir). Çalışanlardan toplanan bazı kişisel veriler, adayın işe alımı onaylanmadan istenmemelidir (örneğin; banka hesap bilgileri).

 

Adayın başvurduğu işin niteliğine göre daha kapsamlı kişisel veri işlenmesi gerekli olabilir. Ancak, söz konusu kişisel veriler işin niteliğine uygun olmalıdır. İşin niteliği gereği talep edilen kişisel veriler sadece ilgili pozisyon için geçerli olmalıdır.

 

3.1.4.  Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi

 

Çalışan adayların ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı ve ceza mahkumiyeti ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel verilerdir.

 

Şirketimiz tarafından, kanuni zorunluluk veya işin niteliği gereği olanlar hariç, işe alım kararı vermek amacıyla özel nitelikli kişisel veriler baz alınarak ayrımcılık yapılamaz veya bu amaçlarla işe alım sürecinde özel nitelikli kişisel veriler işlenemez.

 

İşin niteliği veya kanuni zorunluluk nedeniyle özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi gerekiyorsa, ancak bu kapsama uygun düşen özel nitelikli kişisel veriler, mümkün olduğunca sınırlı olarak işlenebilir. Böyle bir durumda, işlenecek özel nitelikli kişisel verileri talep etme nedeni ve kullanım amacı hakkında başvuru formuyla veya ayrı bir açıklayıcı not ile aday bilgilendirilir. Talep edilmesi gereken özel nitelikli kişisel veriler, adaydan ilerleyen aşamalarda toplanabilir nitelikte ise, bu veriler işe alım sürecinin ilk aşamasında istenemez.

 

3.1.5.  Mülakat Sırasında İzlenecek Adımlar

 

Şirketimiz; adaylar ile video konferans, telefon gibi araçlarla veya yüz yüze mülakat gerçekleştirebilirler.

 

Şirketimiz mülakatı gerçekleştiren çalışanlarını, mülakat sırasında toplanan kişisel verilerin nasıl kayıt altına alınacağı ve muhafaza edileceği hakkında bilgilendirir.

 

Görüşmeyi yapan ilgili kişilerin mülakat sırasında kayıt altına aldıkları kişisel veriler hakkında, ilgili aday, kişisel verilerine ilişkin kanuni haklarını kullanmayı talep ederse; bu talep ilgili Şirketimiz tarafından en geç 30 gün içerisinde cevaplandırılır. Şirketimiz, görüşmeyi gerçekleştirecek olan çalışanlarını bu konu hakkında bilgilendirir.

 

Şirketimiz, aday tarafından ileri sürülebilecek kanuni hak kullanım taleplerinin kullanılması için gerekli önlemleri alır.

 

3.1.6.   Adayların Kişisel Verilerinin Saklanması ve Güvenliği

 

İşe alım sürecinde Şirketimiz, çalışanların kişisel verilerinin korunmasına ilişkin gösterdiği özeni aynı şekilde işe başvuran adaylara da gösterir. Bu kapsamda özellikle aşağıdaki önlemler alınır:

 

Başvurular dijital ortamda iletiliyor ise, Şirketimizin güvenli bir sistem kurması gerekir. Elektronik ortamda iletilen başvurular sadece işe alım sürecinden sorumlu olan kişiler tarafından erişilebilen dizin veya sistemlere kaydedilir. Başvurular posta veya faks aracılığıyla iletiliyor ise, insan kaynaklarından sorumlu yetkili kişiye başvuruların iletilmesi sağlanır. Elde edilen fiziki belgelerin güvenliği sağlanır.

 

Şirketimiz adayların kişisel verilerine erişimi, işe alım süreçlerini yürütmekle görevli olan kişilerle sınırlar. Söz konusu kişiler, adaylara ait kişisel verilerin işlenmesi ile alınacak güvenlik önlemleri hakkında düzenli aralıklarla bilgilendirilir.

 

Şirketimiz işe alım sürecine ilişkin kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve bu verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini engellemek adına her türlü teknik, idari ve hukuki tedbiri alır.

 

Şirketimiz işe alım sürecine ilişkin adayın kişisel verilerini, bu verilerin işlenme amaçlarına uygun olan bir süre boyunca saklar. İş hukuku ve diğer ilgili düzenlemelere uyumlu olarak, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması durumunda, kişisel veriler, Şirketimiz tarafından veya adayın talebi üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

 

Geçerli bir sebep olmadığı takdirde (muhtemel uyuşmazlıkların çözümü gibi), Şirketimiz ilgili kişisel verileri işe alım sürecinden dolayı doğabilecek taleplerin zamanaşımı süresi bitiminden sonra muhafaza etmez. İlgili zamanaşımı süresinin bitiminden itibaren adayın kişisel verileri anonimleştirilerek saklanmaya devam edilebilir.

 

İşe alım sürecinde adayın durumu hakkında araştırma yapılmış veya herhangi bir şekilde üçüncü kişilerden veri temin edilmiş ise, üçüncü kişilerden elde edilen bilgiler en kısa sürede silinir. 

 

Şirketimiz başarıyla sonuçlanmayan başvuruları ileride açılabilecek pozisyonlar için değerlendirmek isterlerse, kayıtlarda adayların kişisel verilerini tutabilir. Bu amaçla kişisel veri tutulacaksa; iş başvuru formunda veya ek açıklayıcı belgelerde Şirketimiz adayları bu konuda bilgilendirecek ve talep etmeleri durumunda bilgilerin kayıtlardan silinebileceğini belirtecektir.

 

 

3.2.1. Çalışanların Bilgilendirilmesi ve Kişisel Veri İşleme Şartları

 

Şirketimiz, çalışanlarını; kendileri hakkında işlenen kişisel verilerin hangileri olduğu, kişisel verilerin hangi amaçlarla ve sebeplerle işleneceğini, kişisel verilerin hangi kaynaklardan toplandığını, bu kişisel verilerin kimlerle paylaşılacağı ve nasıl kullanılacağı hakkında bilgilendirir.

Şirketimiz Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nda yer alan şartlardan en az birisine dayalı olarak çalışanlarının kişisel verilerini işler. Bu şartlar;

 

• Çalışanın açık rızasının olması,

• Veri işlemenin ilgili kanunlarda açıkça öngörülmesi,

• Fiili imkansızlık sebebiyle çalışanın açık rızasının alınamaması,

• Veri işlemenin bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgi olması,

• Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için veri işlemenin zorunlu olması,

• Kişisel verinin kişisel veri sahibinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,

• Bir hakkın tesisi veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,

• Meşru menfaate dayalı olarak verilerin işlenmesidir.

 

Bu şartlardan en az birisinin varlığı halinde kişisel veri işleme faaliyeti gerçekleştirilebilir. Veri işleme faaliyeti, şartlardan birisine veya birden fazlasına dayalı olarak gerçekleştirilebilir.

 

Açık rıza alınması gereken durumlarda, söz konusu açık rıza alma işlemi, kişisel verilerin işlenmesinden önce tamamlanır.

 

Şirketimiz, kişisel verilerinin saklanması, kullanılması ve paylaşılmasına ilişkin olarak çalışanların bilgilendirilmesi konusunda, kendilerine özgü şartlara göre en faydalı yöntemi tespit eder ve uygular, gerekli teknik ve idari tedbirleri alır.

 

3.2.2. Tedarikçi Hissedarları ve Çalışanlarının Kişisel Verilerinin İşlenmesi 

 

Şirketimiz, ticari faaliyetlerin, iş süreçlerinin yürütülmesi amacıyla tedarikçi hissedar ve çalışanlarının işin yürütülmesini gerektiren verilerle sınırlı olmak kaydıyla kişisel verileri işlenebilmektedir.

 

Aşağıda belirtilen amaçlarla, çalışan kişisel verilerini ilgili Şirketlerden temin etmekte ve işlemektedir:

 

• Müteselsil sorumluluk kapsamına giren hususlarda çalışanlarına sağlanan yan hakların ve menfaatlerin planlanması ve takibi,

• Müteselsil sorumluluk kapsamına giren hususlarda çalışanlarının ücret yönetimi ve prim süreçlerinin planlanması ve icrası konusunda takibi,

• Birlikte yürütülen iş kapsamında stratejik insan kaynaklarının planlanması, yedekleme süreçleri ve organizasyonel gelişim faaliyetleri konusunda destek olunması,

• Şirketler ve ortaklık hukuku işlemlerinin gerçekleştirilmesi konusundaki yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

• Şirket çalışanlarına yönelik iletişim, haberleşme faaliyetlerinin yürütülmesi, çalışan memnuniyeti ve bağlılığının sağlanması süreçlerinin yürütülmesi

 

 

3.2.3. İhtiyaçlar Doğrultusunda Gerektiği Kadar Kişisel Veri Toplanması

 

Şirketimiz, mutlaka açık ve öngörülebilir bir ihtiyaç üzerine çalışanlardan kişisel veri toplar. Şirketimiz, toplanan verilerin bahsi geçen ihtiyaçları karşılama konusunda elverişli olmasını sağlar.

 

Yukarıda belirtilen prensibe uyumluluğu sağlamak amacıyla çalışanların kişisel veri girişi yaptığı her türlü form ve girdi yöntemi denetlenir. Bu denetim, mevcut form ve girdi yöntemleri için en kısa sürede; yeni oluşturulacak form ve girdi yöntemleri için bunların kullanılmasına başlanmadan önce tamamlanır. Yapılacak denetim neticesinde gereksiz veri toplanmasını sağlayan kısımlar ilgili form ve girdi yönteminden çıkarılır. Ayrıca bu kısımlar sayesinde elde edilen kişisel veriler derhal silinir, yok edilir ya da anonimleştirilir.

 

 

3.2.4. Kişisel Verilerin Güncelliğinin Sağlanması

 

Şirketimiz, çalışanların kişisel verilerinin güncelliğini sağlamak adına gerekli önlemleri alır. Bu kapsamda özellikle aşağıda hususlara dikkat edilir:

 

• Çalışanların, değişme ihtimali olan kişisel verileri (adres, telefon, aile/yakın bilgisi vb.) tespit edilir.
• Çalışanların değişme ihtimali olan kişisel verileri elektronik ortamda görmesi imkânı bulunmuyorsa; bu kişisel verilerin fiziki ortamda gösterilebilmesi için gereken tedbirler alınır.
• Çalışanların değişme ihtimali olan kişisel verilerini güncel tutmaları sağlanır. Bu kapsamda farkındalık çalışmaları ile ilgili insan kaynakları personeli tarafından aktif takip yapılır.

 

Yukarıda açıklanan yöntem haricinde Şirketimiz; kendine özgü koşullara göre çalışanların işlenmekte olan kişisel verilerini güncel tutmak için gerekli önlemleri alır.

 

3.2.5. Özel Nitelikli Çalışan Verilerinin İşlenmesi

 

Kişisel verilerin bir kısmı, KVK Kanunu kapsamında “özel nitelikli kişisel veri” olarak ayrı şekilde düzenlenmekte ve özel bir korumaya tabi olmaktadır.

 

Özel nitelikli kişisel veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

 

Şirketimiz, sağlık verilerini, çalışanın açık rızası bulunmayan durumlarda Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenecek olan yeterli önlemlerin alınması kaydıyla aşağıdaki durumlarda (3.1.3. maddesinde ayrıntılı olarak izah edildiği üzere) işleyebilir:

 

(i) Çalışanın sağlığı ve cinsel hayatı dışındaki özel nitelikli kişisel verileri, sadece kanunlarda öngörülen hallerde,

(ii) Çalışanın sağlığına ve cinsel hayatına ilişkin özel nitelikli kişisel verileri ise kamu sağlığının korunması, koruyucu hekimlik, tıbbi teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar eliyle işleyebilir.

 

3.2.6. Çalışanların Sağlık Verilerinin İşlenmesine İlişkin Genel Yaklaşım 

 

 

Sağlık verileri, özel nitelikli kişisel veriler arasında yer almaktadır. Başta çalışanların kaza ve hastalık raporları olmak üzere çalışanların sağlık verileri, diğer kişisel verilerinden ayrı olarak saklanır. Çalışanın işe gelmediği günlere ya da karıştığı kaza ve diğer olaylara ilişkin bilgiler kullanılırken çalışanın sağlık verilerinin kullanılmasından mümkün olduğunca kaçınılır. 

 

 

Şirketimiz, çalışanlara yapılacak sağlık anketlerinde, sadece gerçekten gereken bilgilerin toplandığından emin olur ve gereksiz bilgi talep edilmemesi hususuna özen gösterir. 

 

Şirketimiz, sadece belirtilen amaç için gerçekten gerekli olduğu düşünülen sağlık verilerinin şirketle paylaşılmasını isteyebilir. 

 

 

Çalışanların sağlık verilerini işleyecek veya işlemeye yetkilendirecek Şirket çalışanlarının ilgili mevzuat ve oluşturulan gizlilik politikası hakkında bilgi sahibi olması sağlanır. 

Çalışanın sağlık verileri bu işi yapmaya yetkin kişiler tarafından analiz edilir. 

Şirketimiz, çalışanlara, sağlık verilerinin hangi amaçlar çerçevesinde kullanıldığını ve bu verilere kimin, ne amaçla eriştiğini anlaşılır bir biçimde bildirmeye özen gösterir. 

 

 

Şirketimiz, kural olarak, çalışanların sağlık verilerini diğer çalışanların erişimine açmazlar. Ancak hukuken Şirketimizin meşru menfaatleri gereği bir işin ve bu işle ilgili olarak da bu verilerin işlenmesi zorunlu ise; bu işle görevli olan personelin işin gereğini yerine getirmekle sınırlı olmak kaydıyla bu kişisel verileri işlemeleri için gerekli idari ve teknik tedbirler alınarak kendilerine erişim hakkı sağlanır. 

 

3.2.7.  Muayene ve Testlerden Elde Edilen Sağlık Verilerinin İşlenmesi 

 

 

Şirketimiz, çalışanların sağlık verilerinin işlenmesine ilişkin izlenen politikaların şeffaf olmasına özen gösterir. Bu şartlar hakkında çalışanları bilgilendirmeye özen gösterir. 

 

 

Şirketimiz, işe alınması muhtemel olan adayların söz konusu işe uygun olup olmadığına karar vermek için ilgili adaya testler yapılmasını talep edebilir. Bu testleri aynı zamanda herhangi bir kanuni yükümlülüğünü yerine getirmek için veya muhtemel çalışanın tabi olacağı sigorta türünü belirlemek için de yapabilir.

Şirketimiz, muayene ve testlerin hangi amaçlarla yürütüleceğini önceden belirler, amaçlarını da göz önünde bulundurarak kişinin sağlık verilerine daha az müdahil olunabilecek yöntemleri izler.

 

 

Şirketimiz, iş sağlığı ve güvenliği programı kapsamında tıbbi muayene ve testler aracılığıyla çalışanlara ait sağlık verilerini toplayabilir. Yasal mevzuata göre zorunlu muayene ve testler dışında kalan muayene ve testlere katılmak, çalışanın kendi seçimine bırakılır. 

Şirketimiz, amaçlarını da göz önünde bulundurarak kişinin sağlık verilerine daha az müdahil olunabilecek yöntemleri izler. Örneğin, çalışanın sağlık verilerini öğrenmek için muayene sonuçlarına bakmak yerine sağlık anketi yapabilir. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.3.1. Yan Haklar ve Menfaatlerin Sağlandığı Durumlarda Çalışanların Kişisel Verilerinin İşlenmesi 

 

Özel sağlık sigortası, hayat sigortası, ferdi kaza sigortası, şirket aracı, bireysel emeklilik, esnek yan fayda programı ya da benzeri faydalar bu başlık altında yan haklar ve menfaatler olarak adlandırılır.

 

Şirketimiz, çalışanların kişisel verilerinin çalışanlara yan haklar ve menfaatler sağlamak için hizmet alınan üçüncü kişilerle paylaşılmasında, asgari düzeyde veri paylaşmaya özen gösterir. Bahsi geçen üçüncü kişilerle sadece, ilgili yan hak ve menfaatin sağlanması için zorunlu olan kişisel veriler paylaşılır. Ayrıca, bu kapsamda toplanan kişisel verilerin başka bir amaçla kullanılmaması için gerekli tedbirler alınır.

 

Hizmet alınan üçüncü kişilerle paylaşılacak kişisel verilerin özel nitelikli kişisel veri olup olmadıkları paylaşımdan önce değerlendirilir.

 

Hizmet alınan üçüncü kişiler ile yapılacak kişisel veri paylaşımları hakkında Çalışanların bilgilendirilmesi sağlanır. Bu kapsamda, çalışanların hangi kişisel verilerinin paylaşıldığı ve bunların ne amaçla kullanılacağı çalışana açıklanır.

 

 

3.3.2. Usulsüzlüklerle Mücadele Kapsamında Çalışanların Kişisel Verilerinin İşlenmesi

 

Şirketimiz, çalışanların usulsüz işlemlerini engellemek adına değişik birimlerde bulunan kişisel veri setlerini karşılaştırabilir. Usulsüzlüklerle mücadele kapsamında yapılacak kişisel veri seti karşılaştırma işlemleri için kurallar Şirketimiz tarafından belirlenir.

 

Şirketimiz usulsüz işlemlerin tespiti amacıyla çalışanlarının kişisel verilerini ancak aşağıdaki koşullar veya benzeri koşullardan birinin varlığı halinde paylaşır:

 

• Hukuken ilgili çalışanın kişisel verilerinin paylaşılmasının zorunlu olması,
• Çalışanın kişisel verilerinin paylaşılmaması halinde bir suçun önlenmesinin ya da tespit edilmesinin mümkün olmayacağına dair güçlü şüphe bulunması,
• İlgili çalışanın iş sözleşmesinde, kişisel verilerinin bu kapsamda paylaşılmasına ilişkin hüküm bulunması.

 

 

 

3.3.3. Şirket Birleşme ve Devralmaları İle Şirket Yapısını Değiştiren Diğer İşlemlerde Çalışanların Kişisel Verilerinin İşlenmesi

 

Şirket birleşme ve devralmaları da dahil şirket yapısını değiştiren tüm işlemler bu bölüm altında değerlendirilmektedir.

 

 

Şirketimiz, şirket yapısı değişikliği amacıyla çalışanların kişisel verilerini paylaşma gereksinimi duyduklarında; öncelikle bu kişisel verilerin mümkün olduğu ölçüde anonimleştirilerek paylaşılmasını sağlar.

 

Anonimleştirilerek paylaşılması mümkün olmayan çalışan kişisel verileri için karşı taraftan sadece şirket yapısı değişikliği ile ilgili işlemleriyle sınırlı olarak bu kişisel verileri kullanacağı, kişisel verilerin Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun veri güvenliği hükümleri uyarınca korunacağı ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun ilgili hükümlerine uygun olarak işleneceği, kişisel verilerin üçüncü kişilere aktarılmayacağı ve ilgili işlemler tamamlandıktan sonra kişisel verilerin silineceği veya yok edileceğini konularında taahhüt alınır.

 

 

Bilgilendirmenin ilgili Şirketimiz menfaatine olumsuz herhangi bir etkisi olmayacak ise (örneğin şirket birleşmesi işlemi çerçevesinde kişisel verilerinin paylaşıldığını öğrenen çalışanın bu bilgiyi kullanarak şirket hisse fiyatlarına etki etmesi gibi), çalışanlara hangi kişisel verilerinin ne amaçla paylaşıldığına ve kullanılacağına ilişkin bilgilendirme yapılır.

 

Çalışanlar, ayrıca, hangi kişisel verilerinin şirket yapısı değişikliği sonucu yeni işverenlerine aktarılacağı konusunda bilgilendirilir.

 

3.3.4.  Disiplin Soruşturmaları Kapsamında Çalışanların Kişisel Verilerinin İşlenmesi

 

Şirketimiz, disiplin soruşturmaları sırasında da çalışanların kişisel verilerinin korunmasına ilişkin yükümlülüklere aynen uymak zorundadırlar. Bu kapsamda özelikle aşağıdaki aksiyonlar alınır:

 

• Disiplin soruşturmalarına ilişkin politika ve prosedürlerin kişisel verilerin korunmasına ilişkin yükümlülüklerle uyumlu hale getirilmesi,
• Disiplin soruşturmaları kapsamına giren kişisel verilere de çalışanların kişisel verilerine erişme hakkı kapsamında erişilebileceği konusunda disiplin soruşturmaları yapmaya yetkili kişilerin bilgilendirilmesi,
• Disiplin soruşturmaları sırasında hukuka aykırı yöntemlerle kişisel veri elde edilmemesini sağlayacak önlemlerin alınması,
• Disiplin soruşturmaları sırasında kullanılacak olan kişisel verilerin doğru ve güncel olmasına dikkat edilmesi,
• Disiplin soruşturmasına ilişkin kişisel verilerin ve kayıtların güvenli şekilde saklanması,
• Çalışanlar hakkındaki asılsız iddiaların, eğer bunların silinmemesi için herhangi bir hukuki sebep bulunmuyorsa, çalışanların dosyalarından silinmesinin sağlanması.

 

Şirketimiz, çalışanların kişisel verilerine sadece disiplin soruşturmasının varlığı sebebiyle keyfi olarak erişilmesine engel olurlar. Bu kapsamda kişisel verilerin elde edilme amaçlarına uygun düşmüyorsa veya soruşturma konusunun ciddiyetine göre kişisel verilere erişmek orantısız bir işlem olarak değerlendiriliyorsa salt disiplin soruşturması nedeniyle çalışanların kişisel verilerine erişilemez. 

 

3.3.5. İş Yerinde Güvenlik Kamerası Uygulaması

 

Şirketimiz, işyerlerinin güvenliğini sağlamak amacıyla çeşitli noktalara güvenlik kameraları yerleştirebilmektedir. Bu güvenlik kameralarının görüntü alanlarının tüm işyerini değil; sadece özel risk taşıyan alanları, giriş – çıkış ve benzeri alanları kapsamasına özen gösterilir.

 

Şirketimiz, çalışanları güvenlik kamerası ile çekim yapılan, güvenlik kameraları ile izlenen alanlar ve izlemenin amaçları hakkında bilgilendirmeye özen gösterir.

 

3.3.6. Şirket Tarafından Sağlanan Araçların Takibi

 

Şirketimiz tarafından çalışanlara araç tahsis edildiği durumlarda; tahsis edilen araçların kat edilen mesafenin belirlenmesi, akaryakıt kullanımı ölçümü, konum verisinin alınması ve benzeri amaçlarla takibi yapılabilir. Bu takip ile ilgili çalışanlar önceden bilgilendirilir.

 

 

 

 

3.4.1. Çalışanların İş Faaliyetlerine ilişkin ilgili Şirketimizin Kişisel Veri İşleme Faaliyetleri Hakkında Bilgilendirilmesi

 

Şirketimiz, çalışanları; işle ilgili gerçekleştirmiş olduğu faaliyetleri kapsamında ne şekilde bir kişisel veri işleme faaliyetinde bulundukları (araç takip cihazları kullanımı, kamera ile izleme gibi), bu kişisel verilerin işlenme amaçları ve prosedürleri hakkında bilgilendirir.

 

Şirketimiz; iş saatleri içerisinde iş ve işyeri kurallarına uygun davranılıp davranılmadığının ve çalışanın görevlerini gereği gibi yerine getirip getirmediğinin tespiti ve işyeri ortamında huzur ve düzeni bozacak hareketler yapılıp yapılmadığının takibi ve benzeri amaçlarla çalışanın kişisel verilerini işlemekteyse ilgili çalışanları açıkça ve detaylı olarak bilgilendirmesi gerekir.

 

Çalışanların kendi iş faaliyetleriyle ilgili işvereni tarafından hangi kişisel veri işleme faaliyetleri yürüttüğünden haberdar edilmeleri ve farkındalık oluşması için Şirketimiz nezdinde, çalışma ortamının doğasına uygun olarak uyarılar yerleştirilir.

 

3.4.2. Çalışanların İş Faaliyetlerine ilişkin Kişisel Veri İşlenmesi Sonucunda Elde Edilen Kişisel Verilerin Başka Amaçlarla Kullanılması

 

Çalışanların iş faaliyetleriyle ilişkili işlenen kişisel verileri, KVK Kanunu’nun 5. maddesinde belirtilen şartlara ve 4. maddesinde öngörülen kişisel verilerin işlenmesi ilkelerine uygun olarak, hukuka uygun başka amaçlar için de işlenebilir. Bu amaçların neler olduğu konusunda da çalışanlar, uygun usullerle Şirketimiz tarafından bilgilendirilir.

 

 

Şirketimize staj başvurusu yapmış olan adayların kişisel verileri işbu Politika’nın çalışan adaylarının kişisel verilerine ilişkin düzenlemeleri ihtiva eden 3.1. maddesi kapsamına; staj başvurusu kabul edilmiş olup, Şirketimiz nezdinde staj yapanların ise kişisel verileri Şirketimizin meşru menfaati ve mevzuata uygun süreler boyunca 3.2. madde kapsamına dahil olarak işlenmektedir.

 

 

 

Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası, müşteri talep ve şikayetlerinin takibi,  kurumsal iletişim faaliyetlerinin planlanması ve icrası, tedarik zinciri yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası, bilgi güvenliği süreçlerinin planlanması, denetimi ve icrası, Şirketimizin tarafı olduğu ticari sözleşmelerden kaynaklanan yükümlülükleri nedeniyle müşterilerin kişisel verileri işlenebilmektedir.

 

 

4.1.  Müşterilerin Kişisel Verilerinin Toplanma Yöntemi

 

Kişisel veriler Şirketimizce; Şirketimizin şubelerinde mevcut bulunan Güvenlik Kamerası sistemleri vasıtasıyla, elektronik ortamda toplanabilmektedir.

 

 

 

4.2.  İşlenen Veri Kategorileri             

 

            Şirketimiz; iş ortaklığı sözleşmeleri/ ticari sözleşmelerinden kaynaklanan yükümlülükleri nedeniyle veri işleyen sıfatıyla ve işbu Politika’nın 2. Maddesinde ayrıntılı olarak izah edilen hukuki nedenler, amaçlar, ilkeler doğrultusunda; satış mağazası/ofisi/istasyonunda müşterilerin alışveriş işleminden kaynaklanan müşteri işlem bilgilerini ( satın alınan ürün, işlem tarihi, tercih edilen ödeme türü), Söz konusu kişisel veriler işbu Politika’nın 5. maddesinde belirtilen kapsamda; ilgili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarımı sağlanacaktır.

 

 4.3. Müşterilerin Kişisel Verilerini İşleme Amaçlarımız ve Dayanılan Hukuki Nedenler

 

Şirketimiz Müşterilerinin kişisel verilerini, Kanunlarda açıkça öngörülmesi, şirketimizin tarafınızla kurmuş olduğu hukuki ilişkinden kaynaklanabilecek olası ihtilaflar bakımından hukuki emniyetinin sağlanması ve bunlarla sınırlı olmamak kaydıyla benzer amaçlarla Kanun’un 5 ve 6. maddeleri uyarınca işlenmektedir.

 

Ayrıca Şirketimiz Müşterilerimizin kişisel verilerini; 

 

• Yasal ve sözleşmesel yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

• Şirket-çalışan-müşteri ilişkilerinin yürütülmesi, iletişim bilgilerinin güncellenmesi,     müşteri ve potansiyel müşteri kayıtlarının sistemde açılması ve takibi, tüm hizmetlerimizin yerine getirilebilmesi, kayıt ve sonraki işlemlerin yürütülebilmesi, 

• Faturalandırma işlemleri de dahil mali yükümlülüklerin yerine getirilmesi, 

• Satış sonrası hizmetlerin yerine getirilebilmesi, 

• İlgili birimlerin müşteri ile iletişime geçebilmelerinin ve genel olarak müşteri memnuniyetinin sağlanabilmesi, ihtiyaçların belirlenebilmesi, 

• Şirketimiz, çalışanlarımız ve müşterilerimizin hukuki ve fiili güvenliğinin sağlanabilmesi, stratejilerimizin belirlenebilmesi, 

• Hizmetlerimizin mevzuatın, sözleşmenin ve teknolojinin gereklerine uygun şekilde yapılabilmesi,

• Hizmetlerimizin geliştirilebilmesi, tanıtım faaliyetlerinde bulunulabilmesi, analizler yapılabilmesi, İşleme amacı doğrultusunda tüm kayıt ve belgelerin düzenlenebilmesi, 

• Mevzuat, ilgili düzenleyici Kurumlar ve diğer otoritelerce öngörülen bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme gibi yükümlülüklerinin yerine getirilmesi ve mevzuata uygun diğer gerekliliklerin yerine getirilebilmesi amaçlarıyla işlemektedir.

 

 

 

4.4. İhtiyaçlar Doğrultusunda Gerektiği Kadar Kişisel Veri Toplanması İlkesi

 

Şirketimiz, mutlaka açık ve öngörülebilir bir ihtiyaç üzerine müşterilerden kişisel veri toplar. Şirketimiz, toplanan verilerin bahsi geçen ihtiyaçları karşılama konusunda elverişli olmasını sağlar. Müşterilerin özel nitelikli kişisel verileri işlenmez.

 

 

4.5. Müşterilerin Kişisel Verilerinin Kimlere Hangi Amaçlarla Aktarılacağı Hususu

 

Şirketimiz; işlemiş olduğu Müşterilere ait kişisel verileri;

 

• Şirketimizin tarafı olduğu ticari sözleşmelerden kaynaklanan yükümlülüklerinin yerine getirilmesi
• Kanunlardan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi amaçlarıyla; 

 

 

 

 

KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.

 

 

4.6. Kişisel Verilerin İşlenmesi, Korunması, Saklanması ve İmhasına İlişkin Hususlar

 

Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin korunma, saklanma ve imha gibi sair hususlar işbu Politika’da belirlenen temel ilkeler kapsamına dahil olmakla birlikte;  müşterilerin kişisel verileri 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanunun kapsamında 10 yıl süre ile saklanacaktır.

 

 

 

Şirketimiz ile ticari iş ilişkisi içinde bulunan tedarikçi/dış hizmet sağlayıcılarının hissedarları, yetkilileri, çalışanlarına ait kişisel veriler; Şirketimizin anılan 3. Kişilerle yürütmekte olduğu ticari faaliyetin koordinasyonu (sözleşme/protokollerin imzalanması, işin yürütülmesi sürecinde ilgili personellerle iletişimin sağlanması vs.) için gerekli olduğu şartlarda Şirketimiz tarafından işlenmektedir.

 

Şirketimizin idare ile muhatap olduğu iş ve işlemlerine ilişkin iletişim faaliyetlerini yürütmek üzere; Şirketimiz tarafından ilgili Kamu Kurum ve Kuruluşu çalışanın isim-soyisim- telefon numarası- eposta adresi gibi kimlik ve iletişim bilgileri işlenebilmektedir.

 

 

5.1.  İşlenen Veri Kategorileri, Amaç, Hukuki Neden, Aktarım

 

Şirketimiz işbu Politika’nın 2. Maddesinde ayrıntılı olarak izah edilen hukuki nedenler, amaçlar, ilkeler doğrultusunda; ticari ilişki içerisinde bulunduğu 3. şahıs şirket hissedarlarının, yetkililerinin, çalışanlarının; isim-soyisim- iletişim bilgileri- IBAN bilgileri, imza sirküleri gibi verilerini, sözleşme imzalamak, işin yürütülmesini koordinasyonunu sağlamak, personeller arasında iletişimi sağlamak gibi nedenlerle otomatik veya otomatik olmayan yollarla işleyebilmektedir. 

 

Şirketimiz, kanunundan kaynaklanan yükümlülükleri, ticari menfaatleri nedeniyle; ticari faaliyet yürütmekte olduğu şirketlerin hissedarlarına, yetkililerine, personellerinin borçlu-alacaklı bulunduğu üçüncü kişilere ait olan verileri ve mahkeme, icra dosyası bilgilerini de Şirketimizin işlemesinde hukuki veya ticari menfaatinin bulunduğu ölçüde işlemektedir.

 

Şirketimiz ile anılan şirketler arasındaki kişisel veri paylaşımının Kanun kapsamında veri sorumlusundan veri sorumlusuna kişisel veri aktarımı kapsamında gerçekleşmesi durumunda ilgili şirketin, kişisel verilerin toplama aşamasında, kişisel verilerinin Şirket’e gönderilebileceği konusunda ilgili kişiyi aydınlatması istenir.

 

Şirketimizin idare ile muhatap olduğu iş ve işlemlerine ilişkin iletişim faaliyetlerini yürütmek üzere; Şirketimiz tarafından ilgili Kamu Kurum ve Kuruluşu çalışanın isim-soyisim- telefon numarası- eposta adresi gibi kimlik ve iletişim bilgileri işlenebilmektedir.

 

 

 

5.2. Kişisel Verilerin İşlenmesi, Korunması, Aktarılması, Saklanması ve İmhasına İlişkin Hususlar

 

Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin sair hususlar işbu Politika’da belirlenen temel ilkeler kapsamına dahildir.

 

 

 

6.1.       Kayıt Ortamları

 

Şirketimiz tarafından işlenen kişisel veriler sadece işleme amacı ile sorumlu olan kişiler tarafından erişilebilen otomatik yahut otomatik olmayan dizin veya sistemlere kaydedilir. Kişisel veriler, Şirketimiz tarafından aşağıda listelenen ortamlarda hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanır.

 

• Elektronik ortamlar:
  1. Yazılımlar (ofis yazılımları, portal, EBYS, VERBİS.)
  2. Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü)
  3. Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.)

 

 

• Elektronik Olmayan Ortamlar:
  1. Kağıt
  2. Yazılı, basılı, görsel ortamlar

 

 

Şirketimiz, Kanun’un 12. maddesine uygun olarak, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmasını, erişimini, aktarılmasını veya başka şekillerde meydana gelebilecek güvenlik eksikliklerini önlemek için, korunacak verinin niteliğine göre gerekli tedbirlerini almaktadır. Bu kapsamda Şirketimiz, Kişisel Verileri Koruma Kurulu (“Kurul”) tarafından yayımlanmış olan rehberlere uygun olarak gerekli güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik ve idari tedbirleri almakta, denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır.

 

 

Bu kapsamda, Şirketimiz tarafından, özel nitelikli kişisel verilerin korunması için alınan teknik ve idari tedbirler, özel nitelikli kişisel veriler bakımından özenle uygulanmakta ve Şirket bünyesinde gerekli denetimler sağlanmaktadır.

 

Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi ile ilgili ayrıntılı bilgiye bu Politika’nın 3.1.3. (“Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi”) bölümünde yer verilmiştir.

 

 

 

 

Şirketimiz, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için Kanunun 12 nci maddesiyle Kanunun 6 ncı maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kurul tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde gerekli teknik ve idari tedbirleri alır.

 

 

 

 

Şirketimiz tarafından, işlediği kişisel verilerle ilgili olarak alınan teknik tedbirler aşağıda sayılmıştır:

 

 

Kişisel verilerin muhafaza edildiği ve/veya erişildiği fiziksel ortamların yeterli güvenlik önlemleri alınmakta, fiziksel güvenliği sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir.

Bilişim sistemlerine erişim ve kullanıcıların yetkilendirilmesi, erişim ve yetki matrisi ile kurumsal aktif dizin üzerinden güvenlik politikaları aracılığı ile yapılmaktadır.

Bilişim sistemleri teçhizatı, yazılım ve verilerin fiziksel güvenliği için gerekli önlemler alınmaktadır.

Çevresel tehditlere karşı bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması için, donanımsal (sistem odasına sadece yetkili personelin girişini sağlayan erişim kontrol sistemi, 7/24 çalışan izleme sistemi, yerel alan ağını oluşturan kenar anahtarların fiziksel güvenliğinin sağlanması, yangın söndürme sistemi, iklimlendirme sistemi vb.) ve yazılımsal (güvenlik duvarları, atak önleme sistemleri, ağ erişim kontrolü, zararlı yazılımları engelleyen sistemler vb.) önlemler alınmaktadır.

Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemeye yönelik riskler belirlenmekte, bu risklere uygun teknik tedbirlerin alınması sağlanmakta ve alınan tedbirlere yönelik teknik kontroller yapılmaktadır.

Şirket içerisinde erişim prosedürleri oluşturularak kişisel verilere erişim ile ilgili raporlama ve analiz çalışmaları yapılmaktadır.

Şirket verilerin bulunduğu saklama alanlarına erişimler kayıt altına alınarak uygunsuz erişimler veya erişim denemeleri kontrol altında tutulmaktadır.

Şirketimiz, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamaz olması için gerekli tedbirleri almaktadır.

Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu ilgili kişiye ve Kurula bildirmek için Şirketimiz tarafından buna uygun bir sistem ve altyapı oluşturulmuştur.

Güvenlik açıkları takip edilerek uygun güvenlik yamaları yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel halde tutulmaktadır.

Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güçlü parolalar kullanılmaktadır.

Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güvenli kayıt tutma (loglama) sistemleri kullanılmaktadır.

Kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan veri yedekleme programları kullanılmaktadır.

Elektronik olan veya olmayan ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim, erişim prensiplerine göre sınırlandırılmaktadır.

Bilgi güvenliği olay yönetimi ile gerçek zamanlı yapılan analizler sonucunda bilişim sistemlerinin sürekliliğini etkileyecek riskler ve tehditler sürekli olarak izlenmektedir.

Yetki Kontrol

Erişim Logları

Kullanıcı Hesap Yönetimi

Ağ Güvenliği

Uygulama Güvenliği

Şifreleme

Saldırı Tespit ve Önleme Sistemleri

Log Kayıtları

Veri Maskeleme

Veri Kaybı Önleme Yazılımları

Yedekleme

Güvenlik Duvarları

Güncel Anti-Virüs Sistemleri

Silme, Yok Etme veya Anonim Hale Getirme

Anahtar Yönetimi   Yöntemleri ile kişisel verilerin korunması hususunda teknik tedbirler alınmıştır.

 

İdari Tedbirler

 

•      

Çalışanların niteliğinin geliştirilmesine yönelik, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmenin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin muhafazasının sağlanması, iletişim teknikleri, teknik bilgi beceri, 657 sayılı Kanun ve ilgili diğer mevzuat hakkında eğitimler verilmektedir.

Şirketimiz tarafından kişisel veri işleme, saklama, imha faaliyeti ile görevlendirilen yahut kişisel verilerin işlenmesi aşamasına herhangi bir aşamada dahil olan çalışanlara gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır.

Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak disiplin prosedürü hazırlanmıştır.

Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Kurum tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir.

Kişisel veri işleme envanteri hazırlanmıştır.

Şirket içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır.

Kişisel Veri İşleme Envanteri Hazırlanması

Kurumsal Politikalar (Erişim, Bilgi Güvenliği, Kullanım, Saklama ve İmha vb.)

Sözleşmeler (Veri Sorumlusu - Veri Sorumlusu, Veri Sorumlusu - Veri İşleyen Arasında )

Gizlilik Taahhütnameleri

İş Sözleşmesi, Disiplin Yönetmeliği (Kanuna Uygun Hükümler İlave Edilmesi)

Kurumsal İletişim (Kriz Yönetimi, Kurul ve İlgili Kişiyi Bilgilendirme Süreçleri, İtibar Yönetimi vb.)

Eğitim ve Farkındalık Faaliyetleri (Bilgi Güvenliği ve Kanun)

 

 

 

 

 

 

 

 

Şirketimiz, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini, kişisel verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemeye ve kişisel verilerin muhafazasını sağlamaya yönelik farkındalığın artırılması için iş birimlerine gerekli eğitimlerin düzenlenmesini sağlamaktadır.

 

Şirketimiz çalışanlarının kişisel verilerin korunması konusunda farkındalığının oluşması için gerekli sistemler kurulmakta, konuya ilişkin ihtiyaç duyulması halinde danışmanlar ile çalışmaktadır. Bu doğrultuda Şirketimiz, ilgili eğitimlere, seminerlere ve bilgilendirme oturumlarına yapılan katılımları değerlendirmekte olup ilgili mevzuatın güncellenmesine paralel olarak eğitimlerini güncellemekte ve yenilemektedir.

 

 

 

Şirketimiz hukuka uygun olan kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel veri sahibinin kişisel verilerini ve özel nitelikli kişisel verilerini üçüncü kişilere (iş ortaklarına ve özel mercilere) aktarabilmektedir. Şirketimiz bu doğrultuda Kanun’un 8. maddesinde öngörülen düzenlemelere uygun hareket etmektedir. Bu konu ile ilgili ayrıntılı bilgiye işbu Politika’nın EK 4 (“EK 4- Şirketimiz Tarafından Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları”) dokümanından ulaşılması mümkündür.

 

 

Kişisel veri sahibinin açık rızası olmasa dahi aşağıda belirtilen şartlardan bir ya da birkaçının mevcut olması halinde Şirketimiz tarafından gerekli özen gösterilerek ve Kurul tarafından öngörülen yöntemler de dahil gerekli tüm güvenlik önlemleri alınarak kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılabilecektir.

 

• Kişisel verilerin aktarılmasına ilişkin ilgili faaliyetlerin kanunlarda açıkça öngörülmesi,
• Kişisel verilerin Şirket tarafından aktarılmasının bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili ve gerekli olması,
• Kişisel verilerin aktarılmasının Şirketimizin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,
• Kişisel verilerin veri sahibi tarafından alenileştirilmiş olması şartıyla, alenileştirme amacıyla sınırlı bir şekilde Şirketimiz tarafından aktarılması,
• Kişisel verilerin Şirket tarafından aktarılmasının Şirket’in veya veri sahibinin veya üçüncü kişilerin haklarının tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması,
• Veri sahibinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirket meşru menfaatleri için kişisel veri aktarımı faaliyetinde bulunulmasının zorunlu olması,
• Fiili imkansızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünü koruması için zorunlu olması.

 

Şirketimiz yurtdışına kişisel veri aktarımı yapmamaktadır.

 

 

Şirketimiz tarafından özel nitelikli kişisel verilerin, ilgili mevzuat gereğince yetkili kamu kurum ve kuruluşlarından talep edilmesi halinde aktarımı yapılacak, bunun dışında aktarımı yapılmayacaktır.

 

 

 

Çalışanların kişisel verilerinin üçüncü kişilerle paylaşılması halinde verilerin paylaşılmasından önce, veri paylaşımının KVK Kanunu’nda yer alan şartlardan birisine dayalı olması aranır. 

Çalışanların, daha önce bilgilendirilmemiş ise, en geç paylaşım anında bu paylaşım ile ilgili olarak bilgilendirilmesi sağlanır. Ancak bu bilgilendirme hukuka aykırılık yaratıyorsa veya yetkili makamların yapacağı bir soruşturma hakkında önceden uyarı niteliği taşıyorsa ilgili çalışan konuya ilişkin bilgilendirilmez.

 

 

Şirketimiz, kişisel verileri işlendikleri amaç için gerekli olan süre ve ilgili faaliyetin tabi olduğu yasal mevzuatta öngörülen minimum sürelere uygun olarak muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, Şirketimiz öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediğini tespit etmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranmaktadır. Yasal bir süre mevcut değil ise kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır. Kişisel veriler belirlenen saklama sürelerinin sonunda periyodik imha sürelerine veya veri sahibi başvurusuna uygun olarak ve belirlenen imha yöntemleri (silme ve/veya yok etme ve/veya anonimleştirme) ile imha edilmektedir.

 

8.1.   Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler 

 

Kurumda, faaliyetler çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;

•    6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,

•    6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,

•    6102 sayılı Ticaret Kanunu,

•    213 sayılı Vergi Usul Kanunu,

•    6356 sayılı Sendikalar ve Toplu İş Sözleşmesi Kanunu,

•    5651 Sayılı İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun

•    4734 sayılı Kamu İhale Kanunu,

•    5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu, 

•    6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,

•    4857 sayılı İş Kanunu,

•    2828 sayılı Sosyal Hizmetler Kanunu

•    İşyeri Bina ve Eklentilerinde Alınacak Sağlık ve Güvenlik Önlemlerine İlişkin Yönetmelik,

•    Ve sair kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır

 

 

Kişisel veriler;

•           İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,

•           İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

•           Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,

•           Kanunun 11 inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun Kurum tarafından kabul edilmesi,

•           Kurumun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurula şikâyette bulunması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,

•           Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması, durumlarında, Şirketimiz tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

 

 

 Şirketimiz tarafından; çalışanlar, çalışan adayları, stajyerler, ziyaretçiler, tedarikçiler yetkilileri ve çalışanları, ilişkide bulunulan üçüncü kişilerin, kurumların veya kuruluşların çalışanlarına ait kişisel veriler Kanuna uygun olarak saklanır ve imha edilir. 

 

Kişisel Verilerin Korunması Hakkında Kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi kavramı tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği belirtilmiş, 5 ve 6 ncı maddelerde ise kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır.

Buna göre, Şirketimiz faaliyetleri çerçevesinde kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun süre kadar saklanır.

Şirketimiz tarafından, şirket faaliyetleri kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;

• Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri işbu politikanın eki olan Kişisel Veri İşleme Envanterinde;

• Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta yer alır.

 

Saklama süreleri sona eren kişisel veriler için re’sen silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi Şirketimiz nezdinde İnsan Kaynakları birimi tarafından yerine getirilir.

 

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az üç yıl süreyle saklanır.

 

 

 

 

Şirketimiz, kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.

 

Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmeliğin 11 inci maddesi gereğince Şirketimiz, periyodik imha süresini 6 ay olarak belirlemiştir. Buna göre, Kurumda her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

 

 

İlgili kişi,  KVK Kanunun 13 üncü maddesine istinaden Şirketimize başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde, Şirketimiz;

• Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; veri sorumlusu talebe konu kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir. Veri sorumlusu, ilgili kişinin talebini en geç otuz gün içinde sonuçlandırır ve ilgili kişiye bilgi verir.

• Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmış ve talebe konu olan kişisel veriler üçüncü kişilere aktarılmışsa veri sorumlusu bu durumu üçüncü kişiye bildirir; üçüncü kişi nezdinde bu Yönetmelik kapsamında gerekli işlemlerin yapılmasını temin eder.

• Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep veri sorumlusunca Kanunun 13 üncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

                                   

 

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Şirketimiz tarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

 

 

 

 

 

• Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

•     Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.

 

 

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilse dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir. Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirilmesi gerekir.

 

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ilgili yapılan bütün işlemler tutanak ile kayıt altına alınmakta ve söz konusu kayıtlar imha tarihinden itibaren en az 3 yıl süreyle saklanmaktadır. 

Talep üzerine imha edilen veriler için tüm talep bilgileri ve ilgili kişi ile gerçekleştirilen iletişim detayları (yazılı form ve Kanun’da bahsi geçen kimlik doğrulama bilgileri, Şirketimiz tarafından oluşturulmuş olan başvuru formu ve Kanun’da bahsi geçen kimlik doğrulama bilgileri, başvuru cevap formu, mail iletileri, ses kayıtları ve imha tarihi), kanunlara delil teşkil etmesi nedeniyle 3 yıl süre muhafaza edilmektedir. 

Periyodik olarak gerçekleştirilen imha verileri, kanunlara delil teşkil etmesi nedeniyle 3 yıl süre ile muhafaza edilmektedir.

• Basılı ortamda bir imha gerçekleşti ise, 

•  İmhası gerçekleştirilen evrakların veri kategorisi belirlenerek, birden fazla veri kategorisinin imhası gerçekleştirilmiş ise imha edilen kategoriler ardışık halde tutanakta belirtilir, 

• Periyodik imha gerçekleştiriliyor ise evrakları ayırt etmeye yarayan bir numara imha tutanağında belirtilir, 

• Talep üzerine imha gerçekleştiriliyorsa imha edilen evrakların bilgileri tutanağa işlenir (özlük numarası, fatura numarası vs.), 

• Evrakın oluşma tarihi ya da bir sözleşmenin ifası ile imha gerçekleşiyor ise sözleşme tarihi (periyodik imha ise tarih aralığı) ile 

• İmha tarihine kadar saklanmasını gerektiren sebepler (kanunlar/iş gerekçeleri) tutanağa yazılır. Basılı ortam için gerçekleştirilen imhaların kayıtları işbu Politika’da belirtilen imha sürecinde görev alan kişilerce imza edilerek imha tutanakları İNSAN KAYNAKLARI biriminde 3 yıl süre ile muhafaza edilmektedir.

Basılı ortamlar dışındaki ortamlarda yapılacak silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemlerinde, oluşturulacak otomatik imha kayıtları içerisinde asgari olarak ID ve zaman bilgileri yer alır. Ayrıca elektronik ortamlarda gerçekleştirilen veri imha işlemlerinde log kayıtları da tutulmakta ve BİLGİ İŞLEM biriminde 3 yıl süre ile muhafaza edilmektedir.

 

 

 

 

Kişisel veri sahipleri aşağıda yer alan haklara sahiptirler:

 

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Kanun ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

 

 

Kişisel veri sahipleri, bölüm 6.1.’de (“Kişisel Veri Sahibinin Hakları”) sayılmış haklarına ilişkin taleplerini Kurul’un belirlemiş olduğu yöntemlerle Şirket merkezimizin Ehlibeyt Mah. 1257 Sok. No:6 Çankaya/ANKARA yasal adresine yazılı başvuru evrakını elden teslim etmek yahut posta/kargo yolu ile göndermek, info@tuzeronline.com e-posta adresine yazılı başvuru metnini göndermek, Şirket telefonlarından ilgili irtibat kişisi ile sözlü olarak iletişime geçmek yollarından herhangi biri ile başvurularını Şirketimize iletebileceklerdir.

 

 

 

 

 

Şirketimiz, kişisel veri sahibi tarafından yapılacak başvuruları Kanun ve ikincil mevzuata uygun olarak sonuçlandırmak üzere gerekli idari ve teknik tedbirleri almaktadır.

 

Kişisel veri sahibinin, bölüm 8.1.’de (“Kişisel Veri Sahibinin Hakları”) yer alan haklara ilişkin talebini usule uygun olarak Şirketimize iletmesi durumunda, Şirketimiz talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 (otuz) gün içinde ilgili talebi ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde, Kurul tarafından belirlenen tarife uyarınca ücret alınabilecektir.

 

 

 

Şirket tarafından güvenliğin sağlanması amacıyla, Şirket merkez binasında/ofisinde, bölge ofislerinde ve şubelerinde güvenlik kamerasıyla izleme faaliyeti ile misafir giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetlerinde bulunulmaktadır.

 

 

Şirketimiz tarafından bina, ofis ve şubelerin güvenliğin sağlanması amacıyla Özel Güvenlik Hizmetlerine Dair Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak kamera ile izleme faaliyeti yürütülmektedir. Şirket, bina, ofis ve şubelerin güvenliğin sağlanması amacıyla, yürürlükte bulunan ilgili mevzuatta öngörülen amaçlarla ve Kanun’da sayılan kişisel veri işleme şartlarına uygun olarak güvenlik kamerası izleme faaliyetinde bulunmaktadır.

 

Şirketimiz tarafından Kanun’un 10. maddesine uygun olarak, kamera ile izleme faaliyetine ilişkin birden fazla yöntem ile kişisel veri sahibi aydınlatılmaktadır. Ayrıca, Şirketimiz, Kanun’un 4. maddesine uygun olarak, kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü bir biçimde işlemektedir.

 

Şirketimiz tarafından video kamera ile izleme faaliyetinin sürdürülmesindeki amaç işbu Politika’da sayılan amaçlarla sınırlıdır. Bu doğrultuda, güvenlik kameralarının izleme alanları, sayısı ve ne zaman izleme yapılacağı, güvenlik amacına ulaşmak için yeterli ve bu amaçla sınırlı olarak uygulamaya alınmaktadır. Kişinin mahremiyetini güvenlik amaçlarını aşan şekilde müdahale sonucu doğurabilecek alanlarda izlemeye tabi tutulmamaktadır.

 

Canlı kamera görüntüleri ile dijital ortamda kaydedilen ve muhafaza edilen kayıtlara yalnızca sınırlı sayıda ve yalnızca yetkili Şirket çalışanının erişimi bulunmaktadır. Kayıtlara erişimi olan sınırlı sayıda kişi gizlilik taahhütnamesi ile eriştiği verilerin gizliliğini koruyacağını beyan etmektedir.

 

 

Şirket tarafından, güvenliğin sağlanması ve işbu Politika’da belirtilen amaçlarla, Şirket merkez ofisi, bölge ofisleri ve şubelerin giriş çıkışlarının takibine yönelik kişisel veri işleme faaliyetinde bulunulmaktadır.

 

 

 

11. POLİTİKA’NIN YAYIMLANMASI VE YÜRÜRLÜĞÜ

 

03/08/2021 tarihinde tanzim edilmiş ulan işbu Politika 17.08.2021 .tarihinde yürürlüğe girmiştir. 

 

İşbu Politika, ıslak imzalı (basılı kâğıt) ve elektronik ortamda (Şirketin internet sayfası) olmak üzere iki farklı ortamda yayımlanır.  Ayrıca kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.

 

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir, gerekli olan bölümler güncellenir, gerekli görüldüğü takdirde Yönetim Kurulu kararı ile yürürlükten kaldırılabilir.

 

 

 

EK 1 – Kişisel Veri İşleme Amaçları

 

ANA AMAÇLAR (BİRİNCİL)	ALT AMAÇLAR (İKİNCİL)
Şirket Tarafından Yürütülen Ticari Faaliyetlerin Gerçekleştirilmesi İçin İlgili İş Birimlerimiz Tarafından Gerekli Çalışmaların Yapılması ve Buna Bağlı İş Süreçlerinin Yürütülmesi	Etkinlik Yönetimi
	Kurumsal İletişim Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
	Bilgi    Güvenliği    Süreçlerinin    Planlanması, Denetimi ve İcrası
	Finans ve/veya Muhasebe İşlerinin Takibi
	Kurumsal       Sürdürülebilirlik       Faaliyetlerin Planlanması ve İcrası
	İş   Faaliyetlerinin  Etkinlik/Verimlilik ve/veya Yerindelik Analizlerinin Gerçekleştirilmesi Faaliyetlerinin Planlanması ve/veya İcrası
	Kurumsal Yönetim Faaliyetlerin Planlanması ve İcrası
Şirket'in   Ticari  ve/veya    İş Stratejilerinin Planlanması ve İcrası	İş Ortakları ve/veya Tedarikçilerle Olan İlişkilerin Yönetimi
	Stratejik Planlama Faaliyetlerinin İcrası
Şirketin      İnsan   Kaynakları Politikaları ve Süreçlerinin Planlanması ve İcrası	Personel Temin Süreçlerinin Yürütülmesi Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi Çalışanlar İçin Yan Haklar Ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi Hukuk İşlerinin Takibi Ve Yürütülmesi İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması  İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi  İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi  İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi  İş Sürekliliğinin Sağlanması Faaliyetlerinin Yürütülmesi
Diğer Hukuki Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi	Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi Yönetim Faaliyetlerinin Yürütülmesi İş sözleşmesinin ifasını sağlamak amacıyla, özellikle; Çalışanların izin onayı, bakiye izinlerin görüntülenmesi, izin düzenlemelerinin yapılması Çalışanların işten çıkış işlemlerinin yapılması Bordro işlemlerinin yapılmasının sağlanması Çalışanlara maaş ödemelerinin yapılması İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu ve ilgili mevzuat ile, diğer kanunlar ve mevzuat kapsamında gereklilikleri yerine getirmek amacıyla özellikle; Personel özlük dosyasının oluşturulması SGK bildirimleri, İŞKUR bildirimleri, karakol bildirimi ile teşvik ve yasal yükümlülük bilgilendirmesinin yapılması Zorunlu bireysel emeklilik sigortası hesabı açılmasının sağlanması Çalışanların işe giriş çıkış kayıtlarının kontrolü için kamera kayıtlarının kapı giriş çıkış kayıtlarıyla olan eşleşmesinin yapılması İcra dosyalarına çalışanların maaş haciz kesintilerine ilişkin ödeme yapılması İş kazasının yasal bildirimlerinin yapılması İş sağlığı ve güvenliği işlemlerinin yapılması Mevzuat, ilgili düzenleyici kurumlar ve diğer otoritelerce öngörülen diğer bilgi saklama, raporlama, bilgilendirme yükümlülüklerine uymak Mahkeme kararlarının yerine getirilmesi Şirket içerisinde güvenliğin sağlanması amacıyla özellikle; İşyeri giriş çıkış kontrolü, açık çalışma alanında kamera görüntüleme Şirketin idaresi, işin yürütülmesi, politikaların uygulanması amacıyla, özellikle;     Şirket çalışanlarının çalışmalarının takibi ve raporlanması Çalışanlara masraf ödemelerinin yapılması Personel Yazılımına çalışan verilerinin girilerek çalışan sayfasının oluşturulması, mevcut verilerin güncellenmesi  Çalışanlarla iletişimin sağlanması Kendisine araç tahsis edilen veya kullandırılan çalışanın araba kullanmaya ehil olduğunun, ehliyetini herhangi bir nedenle kaybetmediğinin teyit edilmesi Çalışana araç tedarik edilmesi ve park yeri ayarlanmasının sağlanması Kartvizit basımının sağlanması Kargo ve kurye aracılığıyla gelen paketlerin ilgili çalışana iletilmesinin sağlanması Çalışanların güvenliği ve işin yürütülmesi için Şirket aracı kullanımının takip edilmesi Servis ve seyahat organizasyonunun sağlanması Bilgi Yönetim Sistemleri Birimi tarafından çalışan verilerinin girilerek çalışanın iş e-postasının oluşturulması Çalışanlarla ilgili araştırma projeleri yürütülmesi Çalışanların işe giriş ve çıkışlarının kontrolünün sağlanması Çalışanların işe başvuru ve mülakatı süresince toplanan belgelerinin kayıt altına alınması
Müşteri/ Ürün Hizmet Alıcısı İle İlişkilerin Yürütülmesi	Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi Mal / Hizmet Satış Sonrası Destek Hizmetlerinin Yürütülmesi.  Mal / Hizmet Satış Süreçlerinin Yürütülmesi  Mal / Hizmet Üretim Ve Operasyon Süreçlerinin Yürütülmesi Müşteri İlişkileri Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

 

 

 

Şirketin 3. Kişilerle Yapmış Olduğu Ticari Faaliyet Nedeniyle	İş sözleşmesinin ifası için gerekli amacın yerine getirilmesi, özellikle;  Bordro işlemlerinin yürütülebilmesi ve ilgili verilerin güncellenmesi amacı ile muhasebe programında işlenebilecektir. Bu veriler, uygulamanın kendi veri kayıt ortamında saklanmaktadır.  Çalışanlara maaş ödemelerinin yapılması için anlaşmalı Banka’yla paylaşılabilecektir. İş Kanunu, İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu, Sosyal Güvenlik Kanunu ve ilgili mevzuat ile, diğer kanunlar ve mevzuat kapsamında gereklilikleri yerine getirmek amacıyla özellikle; Şirketin yararlanabileceği teşviklerin tespiti ve hesabı hususunda danışmanlık alabilmek için çalışılan danışmanlık firmaları ve özel istihdam büroları ile paylaşabilecektir. Şirket içerisinde güvenliğin sağlanması amacıyla özellikle; İşyeri güvenliği amacıyla giriş-çıkışların denetlenmesi için işyeri güvenlik birimi yönetimine aktarabilecektir. Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi nedeniyle özellikle; Savunma hakkının tesisi için Şirket avukatları ile hukuka ve usule uygun olması koşuluyla mahkeme kararı yahut delil talebi gibi hukuki talepleri yerine getirme yükümlülüğü çerçevesinde ilgili kurumlarla paylaşılabilmektedir. Kişisel verilerinizden gerekli olanlar, ulaşım, araç tedariki, haber, istatistik çalışmaları, organizasyon, fuar, anket, kartvizit basımı, otopark kaydı gibi sebeplerle ilgili konularda çalışılan firmalara aktarılabilmektedir.
Şirket'in ve Şirket'le iş ilişkisi içerisinde olan ilgili kişilerin hukuki, teknik ve ticari-iş güvenliğinin temin		Hukuk İşlerinin Takibi
		Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması ve Takibi
		Şirket Faaliyetlerinin Şirket Prosedürleri ve/veya İlgili Mevzuata Uygun Olarak Yürütülmesinin Temini İçin Gerekli Operasyonel Faaliyetlerinin Planlanması ve İcrası
		Şirket Demirbaşlarının ve/veya Kaynaklarının Güvenliğinin Temini
		Şirket Operasyonlarının Güvenliğinin Temini
		Yetkili Kuruluşlara Mevzuattan Kaynaklı Bilgi Verilmesi
		Şirketler    ve    Ortaklık   Hukuku   İşlemlerinin Gerçekleştirilmesi

 

 

 

 

EK 2 – Kişisel Veri Sahipleri

 

KİŞİSEL VERİ SAHİBİ KATEGORİSİ	AÇIKLAMASI
İş Ortakları /Tedarikçiler	Şirketimiz ile herhangi bir sözleşmesel ilişki kapsamında ya da sözleşmesel ilişkisi olup olmadığına bakılmaksızın Şirketimizin iş birimlerinin yürüttüğü operasyonlar kapsamında iş ilişkileri sebebiyle kişisel verileri elde edilen gerçek kişiler Şirketimiz ticari faaliyetlerini yürütürken Şirketimizin emir ve talimatlarına uygun olarak sözleşme temelli olarak Şirketimize hizmet sunan taraf çalışanı yetkilisi veya hissedarı olan gerçek kişiler.
Ziyaretçi	Şirketimizin sahip olduğu fiziksel yerleşkelere(merkez ofis, bölge ofisi, şantiyeler) çeşitli amaçlarla girmiş olan gerçek kişiler
Çalışan Adayı	Şirketimize herhangi bir yolla iş başvurusunda bulunmuş ya da özgeçmiş ve ilgili bilgilerini Şirketimiz’in incelemesine açmış olan gerçek kişiler.
Çalışan	İş hukukundan kaynaklanan yükümlülükler çerçevesinde kişisel verileri işlenen çalışanlar
Aile Bireyleri ve Yakınları	Şirketimiz tarafından yürütülen faaliyetler çerçevesinde bilhassa personel özlük dosyasına işlenmek üzere bu Politika kapsamında kişisel verileri işlenen veri sahiplerinin eş, çocuk ve yakınları
Üçüncü Kişi	Yukarıda anılan kategorilere dahil olmayan ancak Şirketimiz ile bir takım hukuki ilişki içerisine girmiş olan  diğer gerçek kişiler (Örn. kefil, refakatçi, eski çalışanlar)
Şirket Hissedarı	Şirketimiz hissedarı gerçek kişiler
Şirket Yetkilisi	Şirketimizin yönetim kurulu üyesi ve diğer yetkili gerçek kişiler
İş Birliği İçinde Olduğumuz Kurumların Çalışanları, Hissedarları ve Yetkilileri	Şirketimizin her türlü iş ilişkisi içerisinde bulunduğu kurumlarda (iş ortağı, tedarikçi gibi, ancak bunlarla sınırlı olmaksınız) çalışan, bu kurumların hissedarları ve yetkilileri dahil olmak üzere, gerçek kişiler

 

 

 

EK 3 – Kişisel Veri Kategorileri

 

KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU	KİŞİSEL VERİ KATEGORİZASYONU AÇIKLAMA
Kimlik Bilgisi	Kişinin kimliğine dair bilgilerin bulunduğu verilerdir; Ad, soyad, T.C. Kimlik Numarası, T.C. Nüfus Cüzdanı/T.C. Kimlik Kartı üzerinde yer alan bilgiler (TCKN, seri no, cüzdan no, baba adı, anne adı, doğum yeri, il, ilçe, mahalle, cilt no, aile sıra no, sıra no, hane no, sayfa no, kayıt no, verildiği yer, veriliş nedeni, veriliş tarihi, önceki soyadı, fotoğraf, imza, makam bilgisi, din, kan grubu, fotoğraf, imza, veren makam), fotoğraf, sosyal güvenlik sicil numarası, sigorta giriş/emeklilik, tahsis no, sosyal güvenlik no, imzası,), Şirket Kimlik Kartı, ıslak imza
İletişim Bilgisi	Şirket içi iletişim bilgileri (dâhili telefon numarası, kurumsal e-posta adresi, kurumsal cep telefonu, ev adresi, e-posta, telefon, cep telefonu
İşlem Bilgisi	cookie kayıtları gibi veriler
Aile Bireyleri ve Yakın Bilgisi	Çocuk Sayısı, Bakmakla yükümlü kişi bilgileri, acil durumda ulaşılacak yakınlarının bilgileri (adı, soyadı, telefon numarası, cep telefonu numarası, e-postası, adresi) aile bireylerinin (eş, anne, baba, çocuklar ve kardeşler) adı, soyadı, T.C. Kimlik Numarası, cinsiyeti, doğum tarihi, işyeri/meslek/unvan, eğitim durumu, telefon numarası, cep telefonu numarası, e-postası, adresi, Bakmakla yükümlü kişilere ait T.C. Nüfus Cüzdanı/T.C. Kimlik Kartı kopyası (T.C. kimlik numarası, doğum tarihi ve yeri, uyruk, seri no, aile sıra no, cilt no, kayıt no, nüfusa kayıtlı olunan il/ilçe/köy/mahalle, verildiği yer, veriliş sebebi, veriliş tarihi, mensup olunan din bilgisi, kan grubu bilgisi
Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi	Fiziksel mekana girişte, fiziksel mekanın içerisinde kalış sırasında alınan kayıtlar ve belgelere ilişkin kişisel veriler; kamera kayıtları, araç bilgisi kayıtları ve güvenlik noktasında alınan kayıtlar v.b.
Finansal Bilgi	Finansal ve maaş detayları, çalışma gün sayısı, izin kıdem baz tarihi, izin kıdem ilave gün, izin grubu, çıkış/dönüş tarihi, gün, aylık toplam mesaisi, kıdem tazminatı baz tarih, kıdem tazminatı ilave gün, grevde geçen gün, bordrolar, prim hak edişleri, prim tutarları, icra takip dosyalarına ilişkin dosya ve borç bilgileri, özel sağlık sigortası tutarı, banka hesap cüzdanı, IBAN, Asgari Geçim İndirimi bilgisi, BES kesintisi
Eğitim, İş ve    Profesyonel Yaşama İlişkin Veri	İşe giriş belgesi kayıtları, özgeçmiş bilgileri, çalışma geçmişi
Özel Nitelikli Kişisel Veri	Eski kimlikler üzerinde bulunan kimlik fotokopisinde bulunan din, ırk, kan grubu bilgisi, sağlık verisi, kan grubu, özel sağlık sigortası poliçesi, sağlık raporları, işbaşı sağlık raporu, işyeri hekiminin imzalattığı işe giriş ve periyodik muayene formları, hamilelik durumu, hamilelik raporu, sağlık ve doğum izni bilgileri,  hastalık bilgileri (kalıtsal, konjenital, kronik vb.),

 

 

 

Görsel/İşitsel Bilgi	Fotoğraf ve kamera kayıtları, Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi kapsamında giren kayıtlar
Hukuki İşlem ve Uyum Bilgisi	Hukuki alacak ve haklarımızın tespiti, takibi ve borçlarımızın ifası ile kanuni yükümlülüklerimiz ve Şirketimizin politikalarına uyum kapsamında işlenen kişisel veriler
Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi	Şirkete yöneltilmiş olan her türlü talep veya şikayetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin kişisel veriler

 

 

 

EK 4 – Şirketimiz Tarafından Kişisel Verilerin Aktarıldığı Üçüncü Kişiler ve Aktarılma Amaçları

 

Şirketimiz KVK Kanunu’nun 8. ve 9. maddelerine uygun olarak işbu Politika ile yönetilen veri sahiplerinin kişisel verilerini aşağıda sıralanan kişi kategorilerine aktarılabilir:

1. Şirketimizin hissedarlarına,
2. Şirketimiz tedarikçilerine,
3. Kanunen Yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına

 

Aktarımda bulunulan yukarıda belirtilen kişilerin kapsamı ve veri aktarım amaçları aşağıda belirtilmektedir.

Veri Aktarımı Yapılabilecek Kişiler	Tanımı	Veri Aktarım Amacı
Gerçek Kişiler veya Özel Hukuk Tüzel Kişileri	Şirketimizin ticari faaliyetlerini yürütürken muhtelif yükümlülükler sebebiyle veri aktarımı yapılmaktadır.	Şirketimizin ticari faaliyetlerini yürütürken muhtelif yükümlülükler sebebiyle veri aktarımı yapılmaktadır.
Tedarikçi	Şirketimizin ticari faaliyetlerini yürütürken Şirketimizin emir ve talimatlarına uygun olarak sözleşme temelli olarak Şirketimize hizmet sunan tarafları tanımlamaktadır.	Şirketimizin tedarikçiden dış kaynaklı olarak temin ettiği ve Şirketimizin ticari faaliyetlerini yerine getirmek için gerekli hizmetlerin Şirketimize  sunulmasını sağlamak amacıyla sınırlı olarak.
Kanunen Yetkili Kamu Kurum ve Kuruluşları	İlgili mevzuat hükümlerine göre Şirketimizden bilgi ve belge almaya yetkili kamu kurum ve kuruluşları	İlgili kamu kurum ve kuruluşlarının hukuki yetkisi dahilinde talep ettiği amaçla sınırlı olarak
Diğer		İş sözleşmesinin ifası için gerekli amacın yerine getirilmesi, özellikle;  Bordro işlemlerinin yürütülebilmesi ve ilgili verilerin güncellenmesi amacı ile muhasebe programında işlenebilecektir. Bu veriler, uygulamanın kendi veri kayıt ortamında saklanmaktadır.  Çalışanlara maaş ödemelerinin yapılması için anlaşmalı Banka’yla paylaşılabilecektir. Şirket içerisinde güvenliğin sağlanması amacıyla özellikle; İşyeri güvenliği amacıyla giriş-çıkışların denetlenmesi için işyeri güvenlik birimi yönetimine aktarabilecektir. Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi nedeniyle özellikle; Savunma hakkının tesisi için Şirket avukatları ile hukuka ve usule uygun olması koşuluyla mahkeme kararı yahut delil talebi gibi hukuki talepleri yerine getirme yükümlülüğü çerçevesinde ilgili kurumlarla paylaşılabilmektedir. Kişisel verilerinizden gerekli olanlar, ulaşım, araç tedariki, haber, istatistik çalışmaları, organizasyon, fuar, anket, kartvizit basımı, otopark kaydı gibi sebeplerle ilgili konularda çalışılan firmalara aktarılabilmektedir.

 

KİŞİSEL VERİ ENVANTERİ